Schema per la Presentazione di Progetti

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Tutti gli Associati e Associazioni locali sono invitati a presentare al Consiglio Direttivo in ogni momento le loro proposte per la realizzazione di iniziative firmate dall’Associazione (PROLOCO): conferenze, mostre, dibattiti, festival, retrospettive, workshop, eventi, ecc.

Le proposte di  progetto  devono rispondere a requisiti di fattibilità ed essere in linea con gli obiettivi e le finalità dell’Associazione. Le proposte saranno esaminate dal Consiglio Direttivo per verificare la rispondenza delle proposte ai requisiti e la valutazione sarà comunicata ai soci ed alle Associazioni  in Assemblea o via posta elettronica, per attuare le fasi realizzative mediante appositi Gruppi di Lavoro.

Per semplicità e uniformità, si suggerisce caldamente la redazione di un documento unico che segua lo schema tradizionale Chi, Cosa, Come, Dove, Quando.

Chi

Descrizione dei soggetti promotori  e del pubblico di riferimento.

Definire in questa sezione da chi è composto il gruppo promotore, chi ha avuto l’idea e da quali persone si dovrà comporre lo staff organizzativo: se sono già disponibili persone che coprono determinati ruoli, indicarne i nomi e i recapiti.

Indicare comunque sempre i recapiti di un referente unico.

Indicare il pubblico di riferimento dell’iniziativa, anche per macro-categorie, differenziando tra target primario e secondario: ad esempio, gli associati, le aziende , gli studenti, la cittadinanza, ecc. Descrizione della natura e dello svolgimento dell’evento proposto. Un buon modo per farlo è immaginare di descrivere l’evento ad una persona non del settore.

 Come

Indicare in questa sezione quali risorse sono necessarie per realizzare l’evento.

Bisogna fornire una ipotesi di budget di massima, comprendendo tutte le voci di costo immaginabili: organizzazione, personale pagato, contributi esterni (relatori, ecc.), logistica, (spostamenti, pernottamenti, pasti, ecc.), costi delle location, costi della comunicazione, costi della post-produzione (Volantini, ecc.).

Se possibile identificare le categorie di fornitori: ad esempio una tipografia, un allestitore, un fotografo, ecc.

Infine indicare i possibili canali economici per le entrate: sponsor, contributi di enti o istituzioni interessati o coinvolti, pagamento di biglietti di ingresso, donazioni, sottoscrizioni, ecc.

Se possibile indicare anche l’esistenza di contatti già stabiliti o privilegiati tra il gruppo organizzatore e i soggetti  sostenitori.

Dove

Descrivere qui le location ipotizzate per l’evento. Possono essere già localizzate (ad esempio piazza casa colonica, golene, parco,  ecc.) o generiche (una sala conferenze, uno spazio espositivo coperto di tot mq.).

Quando

In questo capitolo va descritta la pianificazione generale dell’evento, indicando i tempi di attuazione di tutte le fasi in giorni o settimane: ad esempio progettazione, ricerca entrate, attuazione, evento, post-produzione.

A questo documento si deve allegare la più ampia documentazione possibile per raccontare meglio il progetto: casi analoghi (ad esempio un evento simile), fotografie, scritti, planimetrie, ecc.

La proposta può essere inviata via e-mail a prolocosanpossidonio@gmail.com  oppure essere consegnata e illustrata di persona al Consiglio Direttivo, su appuntamento (si può contattare il cell. 338-5476986). Il Consiglio Direttivo si attiverà immediatamente per discutere la proposta, lavorare in gruppo operativamente su

di essa per produrre un Progetto Esecutivo 1.

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Grazie per la collaborazione.

Il Consiglio Direttivo

1 Il Progetto Esecutivo si differenzia dalla composizione della proposta qui descritta perché più completo e verificato, e redatto secondo lo schema tradizionalmente riconosciuto nel settore della Programmazione. Contiene infatti i seguenti capitoli: i promotori, l’organizzazione, origine e motivazione del progetto, idea e contenuti, obiettivi, pubblici di riferimento, contesto, descrizione del progetto, analisi, strategia, risorse, marketing, budget.